Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur przez przedsiębiorców. Dla wielu spółek z o.o. największą obawą są jednak nie same zmiany techniczne, ale kary finansowe za błędy w KSeF, które od 1 stycznia 2027 r. będą mogły sięgać nawet 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze.
Dobra wiadomość jest taka, że 2026 rok jest okresem przejściowym, w którym administracja skarbowa stawia przede wszystkim na edukację przedsiębiorców. Nie oznacza to jednak, że warto odkładać wdrożenie na ostatnią chwilę – wiele błędów można wyeliminować już dziś.
Kiedy zaczną obowiązywać kary w KSeF?
Ministerstwo Finansów potwierdziło, że:
- od 1 lutego 2026 r. obowiązek KSeF obejmuje największych podatników,
- od 1 kwietnia 2026 r. większość przedsiębiorców, w tym spółki z o.o.,
- administracyjne kary pieniężne będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Warto jednak pamiętać, że niezależnie od tych sankcji w określonych przypadkach nadal mogą mieć zastosowanie przepisy Kodeksu karnego skarbowego dotyczące niewystawienia lub wadliwego wystawienia faktury.
1. Wystawienie faktury poza KSeF
To najpoważniejszy błąd po wejściu obowiązkowego systemu.
Jeżeli spółka będzie miała obowiązek korzystania z KSeF, a mimo to wystawi fakturę „po staremu”, może narazić się na sankcję administracyjną.
Przykład
Faktura:
- wartość netto: 50 000 zł
- VAT: 11 500 zł
Potencjalna kara może wynieść nawet 11 500 zł.
2. Nieprzesłanie faktury do KSeF w terminie
Samo wygenerowanie dokumentu nie wystarczy.
Jeżeli faktura wystawiona w trybie offline lub podczas awarii nie zostanie przesłana do KSeF w wymaganym terminie, również może zostać nałożona kara.
Dlatego warto wdrożyć procedurę kontrolującą terminowe wysyłanie dokumentów.
3. Nieprawidłowe korzystanie z trybu offline
KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur w trybie offline w określonych sytuacjach.
Najczęstsze błędy to:
- pozostawienie faktury wyłącznie w systemie lokalnym,
- zbyt późne przesłanie dokumentu,
- brak procedury na wypadek awarii.
Tryb offline nie zwalnia z obowiązku późniejszego przekazania faktury do systemu.
4. Brak odpowiednich uprawnień
W wielu spółkach problemem okazuje się nie sam system, ale organizacja pracy.
Jeżeli:
- księgowa nie ma dostępu,
- pracownik utracił uprawnienia,
- zarząd nie nadał odpowiednich pełnomocnictw,
może dojść do opóźnień w wystawianiu faktur.
Dlatego warto wcześniej zweryfikować, kto posiada dostęp do KSeF.
5. Nieaktualny program do fakturowania
Nie każdy program obsługuje wszystkie funkcje KSeF.
Przed wdrożeniem należy sprawdzić, czy system:
- wystawia faktury zgodne ze strukturą FA(3),
- wysyła je do KSeF,
- odbiera numer identyfikacyjny,
- obsługuje korekty.
Brak aktualizacji może prowadzić do błędów w całym procesie sprzedaży.
6. Nieprawidłowe dane na fakturze
Choć KSeF weryfikuje część danych technicznych, nie sprawdza poprawności wszystkich informacji biznesowych.
Najczęstsze pomyłki to:
- błędny NIP kontrahenta,
- nieprawidłowe kwoty,
- niewłaściwe stawki VAT,
- błędne daty.
Takie błędy mogą oznaczać konieczność wystawienia faktury korygującej i dodatkową pracę dla księgowości.
7. Brak procedur w firmie
To błąd, którego wielu przedsiębiorców nie dostrzega.
KSeF wymaga ustalenia:
- kto wystawia faktury,
- kto je zatwierdza,
- kto kontroluje wysyłkę,
- jak postępować podczas awarii.
Brak jasnych procedur zwiększa ryzyko pomyłek oraz opóźnień.
Jak wysokie mogą być kary?
Od 2027 roku przepisy przewidują możliwość nałożenia sankcji do:
| Rodzaj naruszenia | Maksymalna kara |
|---|---|
| Faktura z VAT niewysłana do KSeF | do 100% kwoty VAT |
| Faktura bez wykazanego VAT | do 18,7% wartości należności ogółem |
Wysokość sankcji będzie ustalana indywidualnie, a przepisy przewidują możliwość jej obniżenia lub odstąpienia od kary w uzasadnionych przypadkach.
Checklista: jak uniknąć kar w KSeF?
Przed wejściem pełnego systemu warto upewnić się, że:
- wszyscy użytkownicy mają odpowiednie uprawnienia,
- program księgowy jest zgodny z KSeF,
- pracownicy zostali przeszkoleni,
- przygotowano procedurę awaryjną,
- testowo wystawiono faktury,
- ustalono współpracę z biurem rachunkowym.
Jak Mafika Accounting pomaga spółkom z o.o. we wdrożeniu KSeF?
W Mafika Accounting wspieramy spółki z o.o., PSA oraz spółki akcyjne w bezpiecznym wdrożeniu KSeF.
Pomagamy w:
- konfiguracji dostępu,
- nadaniu uprawnień,
- przygotowaniu procedur,
- integracji programów księgowych,
- bieżącej obsłudze faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Dzięki temu możesz skupić się na prowadzeniu biznesu, a ryzyko kosztownych błędów pozostawić specjalistom.
Mafika Accounting
E-mail: biuro@mafika-accounting.com
Telefon: 666 252 045
Strona: www.mafika-accounting.com
FAQ
Czy w 2026 roku grożą kary za błędy w KSeF?
Nie. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że administracyjne sankcje z ustawy o VAT będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Jaka może być maksymalna kara?
Do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze lub do 18,7% wartości należności ogółem w przypadku faktur bez wykazanego VAT.
Czy biuro rachunkowe może pomóc uniknąć błędów?
Tak. Odpowiednia konfiguracja uprawnień, procedur i integracji systemów znacząco ogranicza ryzyko problemów podczas korzystania z KSeF.
