Sprawdź, jak fundacja lub stowarzyszenie może rozliczyć podróż prywatnym samochodem. Dowiedz się, kiedy nie wystarczy faktura za paliwo, jak prowadzić kilometrówkę i jakie dokumenty przygotować.
Czy fundacja może zwrócić koszty przejazdu prywatnym samochodem?
Tak. Fundacja lub stowarzyszenie może zwrócić koszty przejazdu osobie wykonującej zadania na rzecz organizacji – zarówno pracownikowi, zleceniobiorcy, jak i wolontariuszowi – pod warunkiem właściwego udokumentowania wyjazdu oraz zastosowania obowiązujących zasad rozliczenia podróży.
To jedno z najczęściej pojawiających się pytań wśród organizacji pozarządowych, zwłaszcza gdy NGO nie posiada własnego samochodu, a członek zespołu korzysta z prywatnego pojazdu podczas realizacji działań statutowych lub projektów finansowanych z dotacji.
Sama faktura za paliwo nie wystarczy
To błąd, który często pojawia się podczas kontroli księgowych.
Jeżeli organizacja nie jest właścicielem pojazdu, zakup paliwa udokumentowany fakturą nie stanowi samodzielnej podstawy do rozliczenia kosztów podróży. W takim przypadku rozliczana jest podróż konkretnej osoby, a nie zużyte paliwo.
Prawidłowe rozliczenie powinno opierać się na dokumentach potwierdzających:
- cel wyjazdu,
- trasę przejazdu,
- liczbę przejechanych kilometrów,
- sposób wyliczenia należnego zwrotu.
Dzięki temu zwrot kosztów może zostać prawidłowo ujęty w księgach rachunkowych organizacji.
Kto może otrzymać zwrot kosztów podróży?
Zasady zwrotu kosztów obejmują różne osoby współpracujące z organizacją.
Najczęściej są to:
- pracownicy,
- osoby wykonujące umowy cywilnoprawne,
- wolontariusze realizujący zadania organizacji.
W przypadku wolontariuszy przepisy przewidują możliwość pokrywania kosztów podróży na zasadach zbliżonych do tych obowiązujących pracowników.
Jak rozliczyć przejazd prywatnym samochodem?
Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest rozliczenie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki.
Kwota zwrotu obliczana jest według wzoru:
Aktualne maksymalne stawki kilometrówki
Obowiązujące maksymalne stawki wynoszą:
| Rodzaj pojazdu | Maksymalna stawka |
|---|---|
| Samochód do 900 cm³ | 0,89 zł/km |
| Samochód powyżej 900 cm³ | 1,15 zł/km |
| Motocykl | 0,69 zł/km |
| Motorower | 0,42 zł/km |
Organizacja może stosować niższe stawki, jeśli przewidują to jej wewnętrzne regulacje.
Jakie dane powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?
Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna zawierać co najmniej:
- imię i nazwisko osoby korzystającej z pojazdu,
- numer rejestracyjny samochodu,
- pojemność silnika,
- datę wyjazdu,
- cel podróży,
- opis trasy (skąd – dokąd),
- liczbę przejechanych kilometrów,
- zastosowaną stawkę za kilometr,
- wyliczoną kwotę zwrotu,
- podpis osoby rozliczającej przejazd.
Brak takiej dokumentacji może spowodować zakwestionowanie kosztów podczas kontroli.
A co, jeśli organizacja posiada własny samochód?
Sytuacja wygląda inaczej, gdy pojazd należy do fundacji lub stowarzyszenia.
Wówczas koszty eksploatacyjne – takie jak paliwo czy inne wydatki związane z użytkowaniem samochodu – mogą być dokumentowane fakturami wystawionymi na organizację. W niektórych przypadkach prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest również pomocne przy rozliczeniach podatku VAT.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu podróży w NGO
Podczas prowadzenia księgowości organizacji pozarządowych najczęściej spotykamy się z następującymi błędami:
- rozliczanie wyłącznie faktury za paliwo,
- brak polecenia wyjazdu lub dokumentu potwierdzającego cel podróży,
- nieprowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu,
- stosowanie niewłaściwej stawki za kilometr,
- niekompletna dokumentacja projektu finansowanego z dotacji.
Takie błędy mogą skutkować zakwestionowaniem wydatku podczas kontroli grantodawcy lub organów podatkowych.
Jak Mafika Accounting wspiera fundacje i stowarzyszenia?
Specjalizujemy się w kompleksowej obsłudze księgowej organizacji pozarządowych.
Pomagamy m.in. w:
- rozliczaniu delegacji i podróży służbowych,
- prowadzeniu pełnej księgowości fundacji i stowarzyszeń,
- rozliczaniu projektów finansowanych z dotacji,
- przygotowaniu dokumentacji wymaganej podczas kontroli,
- wdrażaniu procedur zgodnych z obowiązującymi przepisami.
Dzięki temu organizacje mogą skupić się na realizacji swoich celów statutowych, a kwestie księgowe pozostawić specjalistom.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy fundacja może zwrócić koszty paliwa za prywatny samochód?
Nie wprost. W przypadku prywatnego pojazdu zwracane są koszty podróży odpowiednio udokumentowane, a nie sama faktura za paliwo.
Czy wolontariusz może otrzymać zwrot kosztów przejazdu?
Tak, jeżeli podróż została odpowiednio uzgodniona i prawidłowo udokumentowana zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Czy ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkowa?
Jeżeli rozliczenie odbywa się na podstawie kilometrówki, prowadzenie ewidencji jest kluczowym elementem prawidłowej dokumentacji kosztów.
