Od 1 stycznia 2027 roku zakończy się proces wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Tego dnia obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie ostatnią grupę przedsiębiorców korzystających dotychczas z okresu przejściowego. Oznacza to, że praktycznie wszystkie firmy wystawiające faktury B2B będą zobowiązane do korzystania z KSeF.
Sprawdź, kogo dotyczą zmiany, jakie obowiązki pojawią się od 2027 roku i jak odpowiednio przygotować swoją firmę.
Harmonogram wdrażania KSeF
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zostało podzielone na trzy etapy, aby przedsiębiorcy mieli czas na dostosowanie swoich systemów księgowych i procesów.
| Data | Kogo dotyczy obowiązek? |
|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Najwięksi przedsiębiorcy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto. |
| 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali podatnicy VAT czynni i zwolnieni, w tym mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. |
| 1 stycznia 2027 r. | Najmniejsze firmy korzystające z okresu przejściowego oraz koniec faktur z kas fiskalnych w relacjach B2B. |
Warto pamiętać: już od pierwszych etapów wdrożenia wszyscy przedsiębiorcy musieli być przygotowani na odbieranie faktur wystawianych przez kontrahentów za pośrednictwem KSeF.
Kogo obejmie ostatni etap wdrożenia KSeF?
Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie przedsiębiorców prowadzących działalność na najmniejszą skalę, którzy do końca 2026 roku korzystali z ustawowego odroczenia.
Dotyczy to przede wszystkim:
- mikroprzedsiębiorców,
- firm osiągających bardzo niskie obroty,
- przedsiębiorców wystawiających faktury jedynie sporadycznie,
- działalności sezonowych,
- podatników VAT czynnych oraz zwolnionych korzystających z okresu przejściowego.
Najczęściej będą to przedsiębiorcy, których miesięczna wartość sprzedaży brutto nie przekraczała 10 000 zł.
Do tej grupy należą między innymi:
- korepetytorzy,
- rzemieślnicy,
- drobni usługodawcy,
- osoby prowadzące działalność sezonową,
- niewielkie firmy rodzinne.
Czy najmniejsze firmy powinny przygotować się wcześniej?
Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie tę grupę dopiero od 2027 roku, już wcześniej przedsiębiorcy mogli otrzymywać faktury zakupowe wystawione w systemie przez swoich kontrahentów.
Zdecydowanie tak.
Dlatego warto odpowiednio wcześniej:
- sprawdzić używany program księgowy,
- uzyskać dostęp do KSeF,
- przeszkolić osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur,
- przetestować nowe rozwiązania.
Co zmieni się od 1 stycznia 2027 roku?
Od początku 2027 roku zakończy się okres przejściowy i zaczną obowiązywać jednolite zasady dla wszystkich przedsiębiorców.
Najważniejsze zmiany obejmują:
- obowiązek wystawiania wszystkich faktur B2B wyłącznie poprzez KSeF,
- brak możliwości wystawiania faktur B2B w formie papierowej lub PDF poza systemem,
- obowiązek korzystania z narzędzi umożliwiających obsługę KSeF,
- bieżący dostęp administracji skarbowej do danych zawartych w fakturach.
Koniec wyjątku dla sprzedaży do 10 000 zł miesięcznie
Do 31 grudnia 2026 roku przedsiębiorcy korzystający z okresu przejściowego mogli wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli wartość sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami nie przekraczała 10 000 zł brutto miesięcznie.
Od 1 stycznia 2027 roku wyjątek ten przestanie obowiązywać.
Oznacza to, że nawet przedsiębiorca wystawiający jedną fakturę miesięcznie będzie zobowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach
Od 2027 roku w rozliczeniach pomiędzy podatnikami VAT czynnymi pojawi się również obowiązek podawania:
- numeru identyfikacyjnego faktury nadanego przez KSeF,
- albo identyfikatora zbiorczego dla płatności obejmujących kilka faktur.
Obowiązek ten będzie miał szczególne znaczenie przy płatnościach realizowanych z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności (split payment).
Kary za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF
Rok 2026 ma charakter przejściowy i umożliwia przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych przepisów.
Od 2027 roku organy podatkowe będą mogły nakładać sankcje m.in. za:
- wystawienie faktury poza KSeF mimo obowiązku,
- wystawienie faktury niezgodnej z obowiązującą strukturą XML,
- nieterminowe przesłanie faktur wystawionych w trybie offline.
Dlatego warto wdrożyć nowe rozwiązania odpowiednio wcześniej i uniknąć kosztownych błędów.
Koniec faktur z kas fiskalnych w relacjach B2B
Kolejną istotną zmianą będzie zakończenie możliwości dokumentowania sprzedaży dla przedsiębiorców za pomocą:
- faktur wystawianych przez kasy fiskalne,
- paragonów z numerem NIP uznawanych za faktury uproszczone.
Od 1 stycznia 2027 roku każda sprzedaż pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała zostać udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną przesłaną do KSeF.
Jak przygotować firmę do obowiązkowego KSeF?
Im wcześniej przedsiębiorca rozpocznie przygotowania, tym łatwiejsze będzie przejście na nowy sposób fakturowania.
Rekomendujemy:
* sprawdzenie, czy używany program księgowy obsługuje KSeF,
* aktualizację oprogramowania,
* nadanie odpowiednich uprawnień w systemie,
* przetestowanie procesu wystawiania faktur,
* przeszkolenie pracowników,
* konsultację z biurem rachunkowym.
Jak Mafika Accounting pomaga we wdrożeniu KSeF?
W Mafika Accounting wspieramy przedsiębiorców na każdym etapie przygotowania do obowiązkowego KSeF.
Naszym klientom pomagamy m.in. w:
- analizie obowiązków wynikających z przepisów,
- konfiguracji systemów księgowych,
- wdrożeniu procesu wystawiania e-faktur,
- szkoleniu pracowników,
- bieżącej obsłudze księgowej zgodnej z wymaganiami KSeF.
Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu możesz uniknąć błędów, sankcji oraz problemów z rozliczeniami podatkowymi.
Podsumowanie
1 stycznia 2027 roku zakończy się proces wdrażania obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Ostatni etap obejmie najmniejszych przedsiębiorców korzystających dotychczas z okresu przejściowego oraz zlikwiduje wszystkie wyjątki dotyczące wystawiania faktur poza systemem.
Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą, nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Wdrożenie KSeF odpowiednio wcześniej pozwoli zachować ciągłość pracy firmy i uniknąć ewentualnych kar.
Pamiętaj: obowiązek korzystania z KSeF dotyczy przede wszystkim faktur wystawianych pomiędzy przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) co do zasady nie musi być dokumentowana za pośrednictwem KSeF.
