Regulamin korzystania z usług biura rachunkowego Mafika Accounting Sp. z o.o.

I. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług księgowych przez Biuro Rachunkowe Mafika Accounting Sp. z o.o. z siedzibą przy ul: Nowogrodzka 56a, 00-695 Warszawa o numerze NIP 7011204098 (dalej: Biuro).

II. Definicje

1. Biuro – Biuro Rachunkowe Mafika Accounting Sp. z o.o. z siedzibą przy ul: Nowogrodzka 56a, 00-695 Warszawa o numerze NIP 7011204098.
2. Klient – osoba fizyczna lub osoba prawna prowadząca działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, korzystająca z usług księgowych świadczonych przez Biuro na podstawie Umowy.
3. Regulamin – niniejszy dokument, dostępny na stronie https://mafika-accounting.com/regulamin-korzystania-z-uslug, określający zasady świadczenia usług przez Biuro.
4. Polityka prywatności – dokument dostępny na stronie https://mafika-accounting.com/polityka-prywatnosci, określający zasady przetwarzania danych osobowych przez Biuro.
5. Cennik – dokument określający zależności pomiędzy kwotą należności za obsługę księgową prowadzoną przez Biuro a ilością księgowanych dokumentów i zakresem usług, dostępny na stronie internetowej https://mafika-accounting.com/cennik-uslug-ksiegowych-w-naszym-biurze-rachunkowym.
6. Formularz – formularz kontaktowy dostępny na stronie https://mafika-accounting.com/kontakt-z-biurem-rachunkowym, umożliwiający podanie danych niezbędnych do nawiązania współpracy z Biurem.
7. Umowa – umowa na odległość o świadczenie usług księgowych, zawarta pomiędzy Biurem a Klientem.

III. Zakres usług świadczonych przez Biuro

1. Biuro świadczy zasługi z zakresu pełnej księgowości dla osób prawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na terytorium RP,  księgowości uproszczonej na rzecz osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
2. W szczególności Biuro:
   1. prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów dla celów zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych – w zależności od formy opodatkowania Klienta;
   2. prowadzi pełne księgi zgodnie z Ustawą o Rachunkowości.
   3. prowadzi ewidencję środków trwałych;
   4. prowadzi ewidencję podatkową dla celów VAT;
   5. oblicza należne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne;
   6. przekazuje w imieniu Klienta do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokumenty ubezpieczeniowe: miesięczne deklaracje ZUS DRA i rozliczenia roczne;
   7. przekazuje w imieniu Klienta do Urzędu Skarbowego i innych organów podatkowych Jednolite Pliki Kontrolne (JPK), a w razie potrzeby także inne deklaracje VAT;
   8. przekazuje Klientowi wersje elektroniczne ww. dokumentów wraz z informacją o koniecznych wpłatach w terminach umożliwiających wywiązanie się z obowiązku podatkowego oraz obowiązku składkowego.
3. Biuro świadczy ww. usługi w systemie teleinformatycznym.
4. Biuro świadczy powyższe usługi w zakresie przewidzianym w Umowie.
5. Zakres usług Biura może ulec rozszerzeniu. O poszerzeniu oferty Biura Klienci będą każdorazowo informowani za pomocą poczty elektronicznej.

IV. Prawa i obowiązki Klienta

1. Warunkiem korzystania z usług Biura jest zawarcie między Biurem a Klientem Umowy. Umowa zawierana jest na odległość. Osoba występująca w imieniu Biura podpisuje ją za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Klient może podpisać Umowę za pomocą podpisu elektronicznego lub własnoręcznie, z tym że w przypadku wyboru podpisu własnoręcznego konieczne jest przesłanie pocztą elektroniczną na adres Biura (biuro@mafika-accounting.com) skanu lub zdjęcia podpisanej przez Klienta Umowy.
2. Przed zawarciem Umowy Klient za pomocą Formularza podaje dane niezbędne do zawarcia i realizacji Umowy.
3. W związku z punktem powyższym Klient wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania Umowy. Podstawa prawna i sposób przetwarzania danych osobowych Klienta oraz ich ochrony zostały określone w Polityce prywatności oraz Klauzuli informacyjnej RODO (https://mafika-accounting.com/rodo).
4. Klient zobowiązany jest do podania pełnych i zgodnych z prawdą danych. Podanie fałszywych danych może skutkować poniesieniem odpowiedzialności przed organami państwowymi.
5. W związku z tym, że Umowa zawierana jest na odległość, Klient ma prawo od niej odstąpić bez podawania przyczyny przed upływem 14 dni od jej zawarcia. Jeśli Klient skorzysta z tego prawa, a przed odstąpieniem przez niego od Umowy Biuro rozpoczęło wykonywanie na jego rzecz usług księgowych, Klient ma obowiązek uiścić zapłatę w wysokości proporcjonalnej do zakresu wykonanej Usługi. Wysokość tej zapłaty oblicza się na podstawie Cennika, stosownie do liczby zaksięgowanych przez Biuro dokumentów.
6. Zgodnie z art. 1 § 7 Rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów Klient, o ile nie rejestruje sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, prowadzi w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży. Biuro rachunkowe nie jest upoważnione do prowadzenia tej ewidencji i odpowiedzialność za jej prowadzenie spoczywa wyłącznie na Kliencie.
7. Klient przekazuje Biuru dokumenty niezbędne do prowadzenia ewidencji księgowej drogą elektroniczną, na zasadach określonych w Umowie.
8. Jeśli dokumenty wymienione w punkcie poprzednim zapisane są w Krajowym Systemie e-Faktur, Klient zapewnia przedstawicielowi Biura dostęp do tych dokumentów.
9. Klient udziela przedstawicielowi Biura wszelkich pełnomocnictw niezbędnych do prowadzenia rozliczeń z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
10. Klient co miesiąc, w terminie określonym w Umowie, przelewa na rachunek bankowy Biura kwotę wynagrodzenia w wysokości wynikającej z Cennika i określonej na wystawionej przez Biuro fakturze.
11. Niedotrzymanie powyższych warunków pociąga za sobą konsekwencje przewidziane w Umowie, w tym w ostateczności rozwiązanie Umowy ze skutkiem natychmiastowym. Ponadto w stosownych przypadkach Klient ponosi odpowiedzialność określoną przez prawo.
12. W przypadku niewywiązywania się lub nienależytego wywiązywania się przez Biuro z Umowy Klient ma prawo do złożenia reklamacji na zasadach określonych w sekcji VI.

V. Obowiązki Biura

1. Biuro zobowiązuje się do:
   1. prowadzenia rachunkowości w sposób zgodny z prawem, rzetelny i niewadliwy;
   2. przekazywania odpowiednich dokumentów do organów administracji publicznej w terminach wymaganych przez prawo;
   3. przekazywania Klientowi wersji elektronicznych sporządzonych w jego imieniu dokumentów wraz z informacją o koniecznych wpłatach w terminach umożliwiających mu wywiązanie się z obowiązku podatkowego i obowiązku składkowego.
2. Biuro wystawia na rzecz Klienta faktury VAT dokumentujące świadczenie usług księgowych i określającego należność za te usługi na zasadach określonych w Umowie.
3. W przypadku niedotrzymania powyższych warunków Biuro ponosi odpowiedzialność przewidzianą w Umowie i przewidzianą przez prawo.
4. Biuro nie ponosi odpowiedzialności przed organami państwowymi w przypadku podania przez Klienta fałszywych danych.

VI. Postępowanie reklamacyjne

1. W przypadku niewywiązywania się lub nienależytego wywiązywania się przez Biuro z Umowy Klient ma prawo do złożenia reklamacji.
2. Reklamacja powinna zawierać co najmniej:
   1. dane Klienta składającego reklamację;
   2. wskazanie przedmiotu reklamacji;
   3. opis zaistniałej szkody;
   4. oczekiwania dotyczące rozwiązania problemu lub zadośćuczynienia za szkodę.
3. Biuro dokonuje rozpatrzenia reklamacji i udziela odpowiedzi w formie wiadomości elektronicznej w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia jej złożenia. W szczególnie skomplikowanych przypadkach Biuro zastrzega sobie prawo do przedłużenia tego terminu, jednak na łączny czas nie dłuższy niż 60 dni kalendarzowych.

VII. Postanowienia końcowe

1. Szczegółowe zasady świadczenia przez Biuro usług na rzecz indywidualnego Klienta określa Umowa.
2. We wszelkich sprawach nieuregulowanych Regulaminem ani Umową zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, z zastrzeżeniem przypadków, w których zastosowanie mają przepisy prawa obowiązującego bezwzględnie.
3. Biuro zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Regulaminie w przypadku:
   1. wymuszenia zmian przez prawo;
   2. zmiany zasad świadczenia usług przez Biuro;
   3. zmian w ofercie Biura;
   4. zmiany danych Biura lub formy prawnej jego działalności;
   5. konieczności poprawienia błędów w treści niniejszego Regulaminu.
4. Klientów informuje się o wszystkich istotnych zmianach w treści Regulaminu z jednomiesięcznym wyprzedzeniem za pomocą poczty elektronicznej, chyba że prawo wymaga wprowadzenia zmian w terminie uniemożliwiającym dochowanie jednomiesięcznego wyprzedzenia, w którym to przypadku Klientów informuje się o zmianach w najkrótszym możliwym terminie.
5. Jeśli Klient nie akceptuje zmian w Regulaminie, ma prawo wypowiedzieć Umowę w formie pisemnej ze skutkiem natychmiastowym. Jeśli Klient nie wypowie Umowy przed wejściem w życie zmian Regulaminu, zmiany te mają względem niego moc obowiązującą.
6. Akceptacja Regulaminu następuje z chwilą podpisania Umowy.