KSeF 2.0 wprowadził możliwość wystawiania faktur również wtedy, gdy przedsiębiorca nie może skorzystać z systemu online. Nie oznacza to jednak, że każda sytuacja braku dostępu do KSeF jest traktowana tak samo.
W zależności od przyczyny niedostępności systemu możemy mieć do czynienia m.in. z trybem offline24, trybem offline związanym z niedostępnością KSeF, trybem awaryjnym albo awarią całkowitą.
Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest prawidłowe rozpoznanie sytuacji, wystawienie faktury zgodnie ze strukturą FA(3), właściwe oznaczenie dokumentu oraz przesłanie go do KSeF w ustawowym terminie.
Faktura offline w KSeF – co to właściwie oznacza?
Tryb offline pozwala wystawić fakturę poza KSeF, a następnie przesłać ją do systemu po przywróceniu możliwości komunikacji.
W KSeF 2.0 funkcjonują różne procedury szczególne:
- offline24 – gdy podatnik wystawia fakturę poza KSeF, np. z powodu problemu z połączeniem z internetem,
- offline – niedostępność KSeF – gdy KSeF jest oficjalnie niedostępny, np. z powodu prac serwisowych,
- tryb awaryjny – gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię KSeF,
- awaria całkowita – szczególna sytuacja, w której możliwe jest wystawienie faktury papierowej lub elektronicznej.
To ważne rozróżnienie, ponieważ dla poszczególnych procedur obowiązują inne terminy przesłania dokumentu do KSeF.
Jak wystawić fakturę offline24?
Tryb offline24 może być stosowany przez podatnika bez konieczności oczekiwania na oficjalne ogłoszenie awarii KSeF.
Przykładem może być chwilowy brak dostępu do Internetu lub problem techniczny uniemożliwiający przesłanie faktury do KSeF.
Jak wygląda procedura?
- Przygotuj fakturę zgodną ze strukturą logiczną FA(3).
- Wystaw fakturę poza KSeF.
- Jeżeli faktura jest przekazywana nabywcy przed jej przesłaniem do KSeF, zastosuj wymagane oznaczenia QR.
- Po odzyskaniu możliwości komunikacji prześlij fakturę do KSeF.
- Fakturę należy przesłać najpóźniej następnego dnia roboczego.
Co istotne, Ministerstwo Finansów wskazuje, że w przypadku offline24 nie trzeba udowadniać, że rzeczywiście wystąpił problem z Internetem.
Faktura podczas niedostępności KSeF
Inną sytuacją jest oficjalna niedostępność KSeF, np. związana z zaplanowanymi pracami serwisowymi.
W takim przypadku fakturę również można wystawić poza systemem.
Dokument powinien być przygotowany w postaci elektronicznej i zgodnie ze strukturą FA(3). Po zakończeniu niedostępności należy przesłać go do KSeF w terminie przewidzianym dla tego trybu – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury.
Dlatego przedsiębiorca korzystający z programu księgowego powinien upewnić się, że jego oprogramowanie obsługuje nie tylko standardowe wystawianie faktur online, ale również poszczególne tryby offline KSeF.
Jak wystawić fakturę podczas awarii KSeF?
Tryb awaryjny stosuje się w przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.
Komunikat o awarii jest publikowany przez Ministerstwo Finansów w BIP oraz w oprogramowaniu interfejsowym. W takiej sytuacji podatnik może kontynuować wystawianie faktur poza KSeF.
Procedura wystawienia faktury w trybie awaryjnym
W przypadku awarii KSeF należy:
1. Wystawić fakturę elektroniczną
Faktura powinna być zgodna z obowiązującą strukturą logiczną FA(3).
2. Przekazać fakturę nabywcy
W trybie awaryjnym fakturę można przekazać nabywcy poza KSeF, w sposób uzgodniony z kontrahentem.
3. Zachować dokument i przygotować go do późniejszego przesłania
Faktura pozostaje poza KSeF do momentu przywrócenia działania systemu.
4. Przesłać fakturę do KSeF po zakończeniu awarii
W przypadku trybu awaryjnego fakturę należy przesłać do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Dopiero wtedy system nada jej numer KSeF.
Dwa kody QR na fakturze offline – kiedy są potrzebne?
To jeden z elementów, o których przedsiębiorcy często zapominają.
Jeżeli faktura została wystawiona w trybie offline i jest przekazywana nabywcy przed przesłaniem jej do KSeF, na dokumencie mogą być wymagane dwa kody QR:
QR „OFFLINE”
Pierwszy kod umożliwia dostęp do faktury i weryfikację danych zawartych na dokumencie.
QR „CERTYFIKAT”
Drugi kod służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że dwa kody QR są stosowane na fakturach wystawionych offline przed ich przesłaniem do KSeF oraz na fakturach wystawionych w trybie awaryjnym i przekazywanych nabywcy poza KSeF.
Po przesłaniu faktury do KSeF i nadaniu jej numeru KSeF zasady oznaczania dokumentu zmieniają się – na fakturze znajduje się kod związany z numerem KSeF.
Co zrobić, gdy KSeF przestanie działać?
Przede wszystkim nie należy automatycznie traktować każdej niedostępności systemu jako awarii KSeF.
Przedsiębiorca powinien sprawdzić, jaki komunikat dotyczący dostępności systemu został opublikowany przez Ministerstwo Finansów.
Najważniejsze pytania:
Czy to tylko problem z Internetem?
→ Możliwy jest tryb offline24.
Czy KSeF jest oficjalnie niedostępny?
→ Należy zastosować procedurę właściwą dla niedostępności KSeF.
Czy Ministerstwo Finansów ogłosiło awarię KSeF?
→ Można zastosować tryb awaryjny.
Czy została ogłoszona awaria całkowita?
→ Obowiązują szczególne zasady, w tym możliwość wystawiania faktur papierowych lub elektronicznych.
Czy fakturę offline trzeba później wysłać do KSeF?
Tak.
Wystawienie faktury poza KSeF w trybie szczególnym nie oznacza, że dokument można pozostawić poza systemem.
Faktura powinna zostać przesłana do KSeF w terminie właściwym dla zastosowanej procedury.
To właśnie dlatego prawidłowe rozpoznanie trybu ma tak duże znaczenie dla przedsiębiorcy.
Czy można wystawić fakturę offline dla kontrahenta?
Tak. Faktura wystawiona w trybie offline może zostać przekazana kontrahentowi poza KSeF zgodnie z zasadami właściwymi dla danego trybu.
W przypadku trybu awaryjnego Ministerstwo Finansów wprost wskazuje możliwość przekazania faktury nabywcy w uzgodniony sposób poza KSeF.
Co z fakturą korygującą wystawioną offline?
Również fakturę korygującą można wystawić w trybie offline związanym z niedostępnością KSeF.
Trzeba jednak zwrócić szczególną uwagę na sytuację, w której korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w tym trybie. Jeżeli faktura pierwotna nie otrzymała jeszcze numeru KSeF, korektę wystawia się dopiero po nadaniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur offline
1. Traktowanie każdej awarii Internetu jako „awarii KSeF”
Brak Internetu i oficjalna awaria KSeF to dwie różne sytuacje.
2. Brak przygotowanego certyfikatu KSeF
Certyfikat może być potrzebny do prawidłowego oznaczenia faktury wystawianej offline.
3. Brak kodów QR
Jeżeli faktura jest przekazywana nabywcy przed przesłaniem jej do KSeF, trzeba zwrócić uwagę na wymagane oznaczenia.
4. Zapomnienie o późniejszym przesłaniu faktury
Faktura wystawiona offline nie powinna zostać „zapomniana” po przywróceniu działania KSeF.
5. Brak procedury awaryjnej w firmie
Każda firma korzystająca z KSeF powinna wiedzieć, co zrobić w przypadku problemów technicznych.
Jak przygotować firmę na awarię KSeF?
Dobrze przygotowana firma nie czeka z przygotowaniem procedur do momentu awarii.
Warto wcześniej:
- korzystać z programu księgowego obsługującego KSeF 2.0,
- wygenerować i bezpiecznie przechowywać wymagane certyfikaty,
- sprawdzić możliwość wystawiania faktur offline,
- ustalić procedurę postępowania w przypadku niedostępności KSeF,
- przeszkolić osoby odpowiedzialne za fakturowanie,
- ustalić sposób przekazywania faktur kontrahentom,
- kontrolować faktury wystawione offline i pilnować terminów ich późniejszego przesłania do KSeF.
Dzięki temu nawet awaria systemu nie musi oznaczać zatrzymania sprzedaży i fakturowania.
Faktura offline KSeF – najważniejsze informacje
| Sytuacja | Tryb | Co zrobić? |
|---|---|---|
| Brak Internetu / chwilowy problem techniczny | offline24 | Wystawić fakturę poza KSeF i przesłać ją najpóźniej następnego dnia roboczego |
| Oficjalna niedostępność KSeF | offline – niedostępność KSeF | Wystawić fakturę elektroniczną i przesłać ją po przywróceniu dostępności – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury. |
| Oficjalnie ogłoszona awaria KSeF | tryb awaryjny | Wystawić fakturę offline i przesłać ją do KSeF maksymalnie w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
| Awaria całkowita | awaria całkowita | Możliwe jest wystawienie faktury papierowej lub elektronicznej |
Zasady poszczególnych procedur wynikają z przepisów dotyczących KSeF i aktualnych materiałów Ministerstwa Finansów.
Podsumowanie
Awaria KSeF nie oznacza, że firma przestaje wystawiać faktury. KSeF 2.0 przewiduje rozwiązania pozwalające zachować ciągłość fakturowania.
Najważniejsze jest jednak rozróżnienie, czy mamy do czynienia z offline24, niedostępnością KSeF, oficjalną awarią czy awarią całkowitą.
Przedsiębiorca powinien również pamiętać o prawidłowej strukturze faktury, kodach QR, certyfikacie oraz terminowym przesłaniu dokumentu do KSeF.
